Retrouvez ici vos obligations comptables, fiscales, sociales et juridiques
OBLIGATIONS COMPTABLES ET FISCALES
CRÉATEURS D’ENTREPRISE
En tant que créateur d’entreprise, vous risquez d’être sollicité par différentes sociétés telles que : INFOKBIS, TVA INTRACOM, RSI (Registre des Sociétés Indépendantes)… , il s’agit de répertoires de référencements qui n’ont aucun intérêt.
Il ne s’agit en aucun cas d’organismes obligatoires auprès desquels vous devez souscrire.
DECLARATIONS D’ECHANGES DE BIENS (DEB) OU DE SERVICES (DES)
Si votre activité vous amène à avoir des échanges commerciaux au sein de l’Union Européenne, vous avez des obligations spécifiques.
- Vous achetez au sein de l’Union Européenne :
Lorsque vos acquisitions intracommunautaires dépassent 460 000 € par an, vous devez établir une DEB ou une DES.
- Vous vendez au sein de l’Union Européenne :
Lors de vos ventes ou de vos prestations intracommunautaires, vous devez effectuer une déclaration au titre de la première livraison intracommunautaire réalisée, quel que soit son montant. Vous devez donc remplir une DEB ou une DES dès le premier Euro.
TELEDECLARATIONS
Vous avez l’obligation fiscale d’avoir recours aux téléprocédures.
Afin de faciliter vos démarches, vous nous mandaterez afin d’effectuer l’ensemble des télédéclarations nécessaires à votre activité.
FACTURES DE VENTES
Si vous exercez une activité de ventes de biens, vous avez l’obligation d’établir une facture :
- Si le client est un professionnel,
- Si le client est un particulier et qu’il en fait la demande ou que vous réalisez des ventes à distance ou des livraisons intracommunautaires.
Si vous exercez une activité de prestations de services, vous avez l’obligation d’établir :
- Une facture si le client est un professionnel,
- Une note ou une facture en fonction des prestations fournies si le client est un particulier (nous restons à votre disposition pour analyser avec vous votre situation).
Si vous émettez des factures de ventes pour vos clients, vous avez l’obligation de faire figurer sur vos factures une numérotation chronologique (par exemple : facture n°1 du 03/05/20XX, facture n°2 du 04/05/20XX etc… par conséquent, la facture n°3 ne peut pas être antérieure au 04/05/20XX)
Le non-respect de cette obligation peut remettre en cause l’exhaustivité de votre comptabilité.
De plus, nous vous invitons à consulter le site internet du service public pour vous informer sur les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures de ventes à l’adresse suivante : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/N31384
Enfin, nous vous rappelons que si vous exercez une activité artisanale nécessitant une assurance responsabilité civile professionnelle spécifique ou une assurance décennale, vous devez faire figurer sur vos devis et factures la mention concernant votre assurance professionnelle et assurance décennale.
TENUE DE LA COMPTABILITÉ PAR VOS SOINS (sur votre logiciel propre)
En cas de contrôle fiscal, les entreprises doivent remettre au vérificateur le Fichier de leurs Ecritures Comptables (FEC) dès lors qu’elles tiennent leur comptabilité au moyen d’un système informatisé.
Le défaut de présentation de la comptabilité informatisée sur support dématérialisé entraine l’application d’une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.
DOCUMENTS DE FIN D’EXERCICE (POUR LE BILAN OU POUR LA SITUATION)
Afin de nous permettre de produire votre situation semestrielle ou pour établir vos comptes annuels, vous voudrez bien nous faire parvenir en complément des pièces comptables :
- Si vous gérez un stock de marchandises ou de matières : l’inventaire de votre stock à la date de clôture ou de situation ;
- Si vous réalisez des travaux ou des prestations non terminés à la date de clôture ou de situation : l’état de ces travaux ou de ces prestations en cours de réalisation ;
- Si vous réalisez des travaux ou prestations terminés mais non facturés à la date de clôture ou de situation : l’état de ces travaux ou prestations terminés et non facturés ;
- Si vous manipulez des espèces et que vous tenez une caisse : l’état détaillé de votre caisse (nombre et montant de la monnaie) signé de votre main à la date de clôture ou de situation.
OBLIGATIONS SOCIALES
CREATEURS D’ENTREPRISE
Dans les 3 mois de votre création, vous devrez adhérer à une caisse de retraite obligatoire pour vos salariés (même si vous n’en avez pas), nous restons à votre disposition pour vous indiquer la marche à suivre et l’organisme désigné pour votre activité.
DOCUMENT UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES
Dans le cadre de l’obligation de prévention de la santé et de sécurité de ses salariés, l’employeur doit faire l’inventaire de tous les risques identifiés dans son entreprise sur chaque poste de travail en les classifiant par ordre de dangerosité (risque électrique, risque lié au travail sur ordinateur, risque de chute, risque routier, etc…).
Vous êtes libres de choisir le prestataire de votre choix pour vous aider dans l’élaboration de ce document unique ou de l’établir vous-même.
Les risques encourus en cas de non établissement de ce document obligatoire sont :
- Une amende de l’inspection du travail à hauteur de 1 500 € par salarié,
- La demande de dommages intérêts dans le cadre d’une procédure prudhommale,
- Et surtout la mise en responsabilité de l’employeur en cas d’accident du travail qui peut aller jusqu’à une condamnation pénale.
MUTUELLE D’ENTREPRISE
Depuis le 1er janvier 2016, en l’absence d’accord de branche ou d’entreprise fixant une couverture frais de santé aussi favorable que celle prévue par la loi, l’employeur doit mettre en place par décision unilatérale une couverture frais de santé minimale pour tous les salariés. La quasi-totalité des entreprises sont concernées par la réforme : celles qui n’ont pas encore mis en place un régime collectif de complémentaire santé, et celles qui en ont déjà un mais qui vont devoir le mettre en conformité avec les nouvelles dispositions légales.
Il faut que le contrat frais de santé respecte un certain nombre de conditions, pour que les contributions patronales le finançant ne soient pas intégrées dans l’assiette des cotisations sociales : contrat collectif et obligatoire, respect du cahier des charges des contrats responsables et d’un panier de soins minimum.
De plus, faut aussi veiller à respecter un certain formalisme pour mettre en place le dispositif, et à informer les salariés.
EMPLOI DE STAGIAIRES
Il convient de rappeler que l’emploi de stagiaires entraîne de nombreuses obligations pour l’employeur.
Ainsi, si le stagiaire est accueilli plus de 2 mois (plus de 308 heures), la gratification est obligatoire. Dans ce cas, il est obligatoire d’établir un bulletin de paie pour le stagiaire et de le déclarer à l’URSSAF.
Si nous établissons les bulletins de paie de votre entité ou si vous souhaitez que nous établissions ces bulletins de paie, nous vous invitons à revenir vers nous ou notre service social.
Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site : http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F20559.xhtml
OBLIGATIONS JURIDIQUES
LIVRE D’ASSEMBLEES OBLIGATOIRE POUR LES SOCIETES
Exerçant sous forme de société, vous avez l’obligation de tenir un registre dans lequel sont retranscrits les procès-verbaux de vos assemblées générales (ou de vos décisions d’associé unique).
Ce registre, le « livre d’assemblées », doit être coté et paraphé par le greffe du tribunal dont vous dépendez.
Nous vous invitons à revenir vers nous si vous souhaitez qu’E2C Audit vous fournisse ce livre d’assemblées coté et paraphé.
ASSURANCES
Nous vous rappelons que toute activité professionnelle nécessite une assurance responsabilité professionnelle si un dommage devait être causé à un de vos partenaires.
De plus, nous vous informons que vous avez la possibilité d’assurer votre entreprise en cas de difficultés. Cette assurance « santé entreprise » vous permet d’avoir recours à des experts pour vous accompagner à trouver des solutions sans générer de coûts supplémentaires si vous rencontriez des difficultés.
SEUIL DE PAIEMENT EN ESPECES
Le seuil d’interdiction des paiements en espèces (ou au moyen de monnaie électronique) est de 1 000 € lorsque le débiteur est domicilié en France ou agit pour les besoins d’une activité professionnelle.
A noter : le seuil de 15 000 € applicable lorsque le débiteur n’est pas fiscalement domicilié en France et n’agit pas pour les besoins d’une activité professionnelle reste inchangé.
